Til alle nye Navision-brugere: Tak for tålmodigheden og tilbagemeldingerne

Professor Johnny Kondrup skriver i indlægget Til grin for egne penge om sit første, frustrerende, møde med KU’s nye regnskabssystem. Jeg vil gerne kommentere indlægget både som systemansvarlig og som bruger.

Vi i Koncern-økonomi beklager oprigtigt de negative oplevelser, som brugerne har med de nye moduler i Navision-systemet. Samtidig er vi glade for de konkrete tilbagemeldinger, som gør, at vi kan rette fejl, forbedre systemfunktionerne og forbedre skærmvejledningerne og de skriftlige vejledninger.

Med 11.000 nye brugere af RejsUd på KUog mere end 2.000 brugere af betalingssystemet IndFak forventer vi ikke hverken 0 fejl eller 0 negative oplevelser, men vi håber på så få som muligt – og for den enkelte bruger er det frustrerende i hvert enkelt tilfælde, hvor de nye systemer volder problemer.

Vi noterer alle henvendelser til beredskabet ned, og vi vurderer hver dag, hvordan vi bedst hjælper brugerne videre – det vil sige hvordan får vi bragt antallet af udestående sager ned, hvordan får vi rettet de erkendte fejl og uhensigtsmæssigheder, der er i systemet, og hvordan vejleder vi bedre.

Når vi får rettet fejl og mangler i RejsUd, og når brugerne vænner sig til systemet, forventer vi, at det bliver en god selvbetjeningsløsning, som alt i alt vil være en stor forbedring i forhold til tidligere tiders manuelle rejseafregninger.

Ting, vi vil ændre, og ting, vi ikke vil

Systemet er et standardsystem (ikke et KU-udviklet system), og det skal det fortsat være, ellers bliver det for dyrt og vanskeligt at vedligeholde og udvikle. Derfor er der visse ting, som vi ikke selv kan eller vil ændre, fx systembetegnelserne, som skal kunne anvendes i hele staten. Dem må vi lære – og lære at abstrahere fra.

Mangel på single sign on, samme password til alle moduler, er en uhensigtsmæssighed, som vi bestemt mener skal korrigeres. Jeg kan ikke sige, hvornår det bliver, kun at vi har gjort tydeligt opmærksom på det over for den eksterne systemleverandør og fortsat vil gøre det.

Min egen oplevelse som bruger

Jeg har netop håndteret min første RejsUd-transaktion fra min PC hjemmefra, så jeg havde ikke adgang til nogen form for ‘special treatment’. Jeg er heller ikke nogen ørn til systemer.

Det gik fint i den forstand, at transaktionen blev gennemført. Men jeg kan godt genkende nogle af de bemærkninger til RejsUd, som jeg hører.

Systemet skal håndtere mange forskellige transaktioner (rejser, udlæg, forskud, refusioner, mm.), og der er mange systemroller (sekretær, kontrollant, godkender og så videre), og jeg tror, at det er årsagen til, at systemet ikke er så intuitivt, som man kunne ønske sig.

Men jeg er sikker på, at jeg næste gang meget hurtigere vil kunne gennemføre transaktionen, så det er også et spørgsmål om øvelse.