Til grin for egne penge

»Ledelsen ser frem til Navision, da det gamle økonomistyringssystem har haft mange begrænsninger og været administrativt tungt at arbejde med. Vi forventer, at alle vil opleve det som væsentligt lettere at lave rejseafregninger m.m.« Sådan stod der i nyhedsbrevet fra mit institut om KU’s nye økonomistyringssystem.

Det var opmuntrende ord at have i baghovedet, da jeg første gang skulle bruge systemets modul »RejsUd« for at få refunderet et udlæg på 1.095 kr.

Det var en torsdag eftermiddag på kontoret. Jeg fulgte den login-procedure, som jeg havde modtaget i en mail.

Systemet foretrækker Microsoft

Allerførst bemærkede jeg, at mit brugernavn til »RejsUd« ikke var det samme som det, der netop var blevet standardiseret til KU’s øvrige systemer (»den svenske nummerplade«), men de første seks cifre af mit personnummer efterfulgt af KU. Fra nu af skulle jeg altså huske et nyt brugernavn. Det mærkelige er blot, at den svenske nummerplade fungerer som brugernavn til det nye systems andet modul, kaldet »IndFak«. Hvorfor kan man ikke samordne de to moduler?

Nå, jeg indtastede det nye brugernavn og den midlertidige adgangskode, skiftede adgangskoden til én efter eget valg og skulle nu vælge min institution i en rullemenu. Men menuen ville ikke rulle; scrollemekanismen rørte sig ikke ud af stedet. Jeg prøvede at logge ud igen, slukke browseren og begynde forfra. Samme resultat. Skærmbilledet viste en tjekket ung mand, der afslappet kiggede ned på sin mobiltelefon; men det var ikke lige mig.

Så ringede jeg til support. Der var opgivet to forskellige telefonnumre, alt efter hvilke dele af systemet man havde problemer med. Jeg valgte at ringe til universitetets IT-center og fik snart en venlig dame i røret. Hun mente, at jeg muligvis brugte en browser, som »RejsUd« ikke kunne samarbejde med. Ergo skiftede jeg fra Google Chrome til Microsoft-produktet Internet Explorer, og ganske rigtigt: Nu kom jeg ind.

23 siders vejledning

På KU’s intranet ligger vejledninger til systemets forskellige funktioner. Jeg havde været forudseende nok til at slå op på en vejledning for udlægshavere; den er i PDF og 23 sider lang. Bortset fra sære sproglige konstruktioner (»Skriv ‘Anledning’ – uddyb og konkretiser – ad hensyn til forenkling af videre proces«) rummer den instruktive oplysninger og screen shots, så den kom mig til nytte. Fx oplyser den, at når man skal finde (og indsætte) stednummeret på sit institut, kan man søge via to forskellige felter: »Objekt« og »Navn«.

»‘Objekt’ betyder i denne sammenhæng talværdi. ‘Navn’ betyder tekstværdi«, oplyser vejledningen. Hvilket jeg kunne oversætte til: ‘Objekt’ betyder nummer, og ‘Navn’ betyder navn. Hvorfor skriver man ikke bare »Nummer« ud for det første søgefelt?

Alligevel nåede jeg ikke langt, for pludselig, midt i søgningen efter et stednummer for mit institut, frøs skærmen. Der var intet at gøre, billedet rokkede sig ikke. Så ringede jeg til support igen, men nu var der lukket. Jeg måtte slukke programmet og gå hjem.

Næste gang, jeg loggede på, var om aftenen derhjemme. De data, jeg havde oprettet, var ikke gemt. Altså forfra med oprettelse af et nyt dokument, indtastning af »Anledning« og »Forklaring«, valg af »Afregningstype« og »Sted«. Så kom jeg til »Alias«, som er et kontonummer. Mit udlæg skulle betales via instituttets udviklingsmidler, men jeg havde ikke fået det pågældende »Alias«. Altså måtte jeg skrive en mail til en institutsekretær, lukke maskineriet ned og vente til næste dag.

Ingen kender personalekreditornummeret

Sekretæren svarede hurtigt og sendte det ticifrede »Alias«. Jeg indsatte det i rubrikken fredag morgen og gik videre; valgte udgiftstype, vedhæftede mit i forvejen indskannede bilag, indtastede dato og beløb. Så troede jeg, at alt var godt, men nej: En rød linje øverst på skærmen bekendtgjorde nu: »Personalekreditornummer mangler på en udgiftslinje. Kontakt institutionens systemadministrator«. Jeg ved ikke, hvad et personalekreditornummer er, og det fremgik ikke (fx af en rød ramme eller en blinkende lampe), hvilken udgiftslinje der var tale om. Efter at have ledt forgæves efter udgiftslinjen forsøgte jeg at ignorere den røde tekst for at gå videre. Men systemet er sådan indrettet, at det kan man ikke. Jeg sad fast.

Altså ringede jeg til support igen. Efter betragtelig ventetid (uden oplysning om, hvor mange der ventede i kø foran mig) kom jeg igennem til en munter dame, der sagde, at jeg bestemt ikke var den eneste med problemer. Forelagt mit måtte hun imidlertid svare, at det kunne hun ikke løse. Et personalekreditornummer var vistnok det samme som et personnummer, men hvor det skulle sættes ind, vidste hun ikke. Måtte hun bede en specialist fra Finansministeriet ringe til mig? Hvad skulle jeg svare andet end ja? Hun kunne dog ikke love, at det blev lige med det samme. Men måske hastede det heller ikke, for nu bemærkede jeg endnu en rød linje øverst i skærmbilledet: »Pga. systemopdatering kan du først sende din afregning til kontrol og godkendelse senere«.

Finansministeriet: Du skal starte forfra

Fem timer senere ringede en dame fra universitetet. Specialisten fra Finansministeriet sad på hendes kontor, og de konfererede hektisk om mit problem. De endte med at forklare, at kravet om et personalekreditornummer var en »gammel systemfejl«, som dog netop var blevet rettet. Fint, tænkte jeg, indtil specialisten i baggrunden oplyste, at jeg kun kunne komme videre, hvis jeg slettede alle indtastninger, loggede ud og begyndte helt forfra. Her må jeg indrømme, at jeg hævede stemmen, da jeg spurgte, om de mente det alvorligt. Men det gjorde de.

Halvanden time senere gik jeg i gang påny. Nu var jeg en rutineret bruger, så det tog ikke lang tid. Ved enden af processen dukkede advarselsteksten imidlertid op igen: »Personalekreditornummer mangler på en udgiftslinje. Kontakt institutionens systemadministrator«. Men i modsætning til før kunne jeg ignorere teksten og gå videre til processens sidste trin – hvor der dog endnu en gang stod: »Pga. systemopdatering kan du først sende din afregning til kontrol og godkendelse senere«. Og det var til gengæld rigtigt. Jeg sad fast og måtte logge af. Det var nu sent fredag eftermiddag.

Jeg ved ikke, hvor lang tid jeg har brugt på den beskrevne transaktion, hvor jeg har forsøgt at få mine egne penge retur efter at have forstrakt instituttet med et udlæg. Men jeg ved, at tiden er spildt, og føler mig til grin. Andre er sikkert i samme situation. Vi er ansat til at forske og undervise, og ledelsen udtrykker jævnligt ønsket om, at vi når lidt mere af begge dele. Til gengæld, forsikres det, skal administrationen nok støtte og hjælpe, så vi kan koncentrere os om kerneopgaverne. Men det er næppe en kerneopgave for forskere at forsøge sig som kontorassistenter. Og det virker slet ikke rationelt at bede dem sætte sig ind i systemer, der på én gang er indviklede, rigide og dysfunktionelle.

LÆS: Ansvarlig chef for KU’s nye økonomisystem Antonino Castrones svar her

uni-avis@adm.ku.dk