Uniavisen
Københavns Universitet
Uafhængig af ledelsen

Uddannelse

Service? Ikke på KU!

IKKE I VERDENSKLASSE – Serviceniveauet på Københavns Universitet lader meget tilbage at ønske. Den stærkt kritiske konklusion når KU-studerende Christiane Rudolph i denne klumme. Læs hendes beretning om telefonkøer, flaskehalse og bureaukratisk bøvl, der koster de studerende både tid og penge.

Jeg vil her fortælle om nogle af mine oplevelser af bureaukratiet på KU, som indeholder en række situationer, som jeg tror, de fleste studerende vil nikke genkendende til. Det handler om serviceniveauet hos instanser som for eksempel Studenterservice på fakulteterne, SU-kontoret og Det Internationale Kontor.

Gang på gang har jeg ventet og ventet og VENTET på, at mine ansøgninger og indleverede blanketter med tilhørende bilag er blevet behandlet i det store bureaukratiske kaos, der karakteriserer KU. Ofte har jeg været nødsaget til at sende rykkere per e-mail, møde personligt op og ringe for så at blive viderestillet for at finde ud af, hvordan det står til med sagsbehandlingen af meritoverførsel, forhåndsgodkendelse og lignende.

Foretager man sig ingenting, er det et rent mirakel, hvis tingene sker på ’normeret’ tid, hvad den så end er … Kort sagt er systemet ikke gearet til at håndtere den store mængde forespørgsler og praktiske spørgsmål, vi studerende henvender os med. Det er et stort problem, da det både spreder unødvendig frustration og nogle gange endnu mere papirarbejde (for eksempel hvis man skal søge dispensation til start på kandidaten, fordi man stadig venter på en meritoverførsel fra sin bachelor).

Flaskehalse

Tingene går nogle gange lidt hurtigere, hvis man ringer. Efter at have ventet fire måneder på en meritoverførsel, ringede jeg og fik fat på min sagsbehandler, som fiskede mig frem fra bunken, og – vupti – så fik jeg meritoverført mine fag! Inden da havde jeg sendt e-mails, som ikke var blevet besvaret, og jeg var mødt op hos studenterservice personligt, men uden at jeg rigtig kunne få svar på, hvor lang tid der ville gå, før min meritoverførsel ville gå igennem.

Flere fra personalet fortalte mig, at der efter hvert semester – især omkring sommer – opstår en administrativ flaskehals. Det er på ingen måde en overraskelse. Men der bliver ikke reageret på det i form af ekstra midlertidigt personale eller lignede. Ergo er flaskehalsen et ledelsesproblem. Det kan godt være, at der ikke er penge til det i det nuværende budget, men det burde være muligt at skære ned på/effektivisere noget af bureaukratiet, så der kunne blive plads til en studentermedhjælper eller deltidsansat, samtidig med at mængden af arbejde per sag blev sat ned.

KU-nøl = min forsinkelse

For mit vedkommende har langsom meritoverførsel (som jeg først fik at vide ville tage otte uger) efterfulgt af langsom behandling af min bestilling af et bachelorbevis (minimum fire uger) gjort, at jeg i fire måneder var underbetalt på mit arbejde, fordi jeg ikke kunne vise mit bachelorbevis og derved få den løn, jeg var berettiget til.

For nu at give den hele armen, kan jeg også nævne, at jeg per 9. juli 2012 havde fået mine sidste karakterer og optjent hvad der svarer til 180 ECTS-point. Men ifølge mit eksamensbevis blev jeg først bachelor per 29. oktober 2012. Altså har det bureaukratiske kaos gjort, at jeg på papiret ikke gennemførte på normeret tid, men nu i stedet figurerer i den ‘dårlige statistik’. Suk.

Det sidste års tid har sagsbehandlingen været lidt undskyldt af, at fakultetsfusioner har gjort ventetiden ekstra lang – men lang ventetid var også et problem før fusionen – og vil være det fortsat.

Giv personale og studerende bedre forhold

Også it-systemerne er grus i maskinen. De er ikke gode nok til at håndtere den store mængde data, og det skaber ofte problemer. Dette gælder på KU generelt, ikke kun hos Studenterservice og lignende. Der bliver arbejdet på problemerne, men derfor er det stadig ofte meget svært at finde præcis hvad man søger, når man kigger på de forskellige internetsider, og ofte er tingene ikke up-to-date. At det skulle tage så lang tid før man kunne få en ordentlig kursusdatabase (som er en efterligning af DTU’s), er mig en gåde. Men det er rart, at den nu endelig findes og forhåbentlig vil blive holdt opdateret.

Da penge lader til at være en begrænsende faktor for servicen, kunne man eventuelt åbne for en analyse af, hvor meget man kan effektivisere for. Ikke i form af nedskæringer (dem har der været nok af, ofte af videnskabeligt personale til tab for de studerende), men i form af udnyttelse af resurserne på den bedst mulige måde. Dette vil højne serviceniveauet og gøre de studerende og andre brugere mere tilfredse, hvilket formentlig vil gøre arbejdsdagen bedre for de ansatte i serviceafdelingerne.

Hurtigere og nemmere igennem, tak

Når jeg har været i kontakt med eksempelvis Studenterservice, er jeg altid blevet mødt af et sødt, venligt og forstående personale, som dog til tider har svært ved at hitte rundt i reglerne for min uddannelse (som både hører under Science og Sund), hvilket er fuldt forståeligt, fordi uddannelserne på Science strækker sig fra landskabsarkitekter til aktuarer og molekylære biomedicinere (som mig).

Dog kunne man afhjælpe nogle af disse ting ved at gøre reglerne mere fleksible, så de gik hånd i hånd med de forskellige studieretninger eller lave nogle individuelle vejledninger/retningslinjer for studierne, så man undgår at en forhåndsgodkendelse tager to uger mere end varslet, fordi der lige mangler ekstra information, som man nemt kunne have suppleret med.

Det ville også være rart, hvis man nemmere kunne få lov til at skrive en pointopgave i et fag, man ikke har kunnet følge på grund af for eksempel stress eller sygdom, i stedet for at vente til det følgende år, når kurset bliver udbudt igen. Det ville også betyde at vi kommer hurtigere igennem vores uddannelse.

Jeg håber, at dette indlæg vil sætte tankerne i gang hos ledelsen. Og at det får det ’systematiske arbejde’, som prodekan for bacheloruddannelser på Science, Henrik Busch, i en personlig korrespondance har meddelt mig netop nu foregår på fakultetet, til at batte. Personalet i de forskellige service-instanser skal have mulighed for at gøre et endnu bedre stykke arbejde, og bureaukratiet skal effektiviseres, så vi som studerende er mindre frustrerede over praktiske hurdler, så vi lettere kommer igennem vores uddannelse (på normeret tid).

LÆS: Prodekan for uddannelse på Science Henrik Busch’ svar på kritikken her.

Uni-avis@adm.ku.dk

Seneste