Reform er en skæbnetime for Københavns Universitet

Skribenternes navne og stillinger kan læses i bunden af indlægget 

Som repræsentanter for det videnskabelige personale i de forskellige brugergrupper, der har været nedsat i designfasen af den nye administrationsreform, vil vi med dette læserbrev gerne sige tak til det administrative personale, der har arbejdet hårdt med projektet, og samtidig komme med en opfordring til universitetets ledelse:

Lyt til det, som er kommet ud af brugergrupperne.

Først den oprigtige tak til de administrative medarbejdere, der har analyseret universitetets administrative problemer. De er kommet med innovative, spændende, fremsynede og for det meste særdeles realistiske idéer til bedre løsninger. De har peget på unødvendige arbejdsgange, tåbelige regler, og de har set nye muligheder for at strømline og optimere processer, som de selv kender til bunds.

Det har været et enormt arbejde, og det har været så opløftende og bekræftende at se, hvad vores administrative personale kan, hvis de får lov at udvikle deres egne arbejdsgange. Mange af idéerne er jo faktisk ikke helt nye. Det er ting, som folk tæt på praksis har råbt op om i årevis, men fået nej til at gennemføre fra centralt hold.

Tænk, hvis det nu kunne blive til virkelighed!

En gryende frustration

Desværre har arbejdet med den kommende reform været ledsaget af en gryende frustration. Vi har siddet med i grupper, der har udviklet på alt fra økonomistøtte og kantineorganisering, til vedligehold og postomdeling, og i de forskellige grupper har der hele tiden været en form for forbehold, når vi har sagt: »Det der lyder fantastisk – dér kan vi virkelig spare« eller »det bliver meget bedre, hvis får vi får det organiseret sådan«. Frustrationen kommer fra kommentarer fra ledere og medlemmer af brugergrupperne, som sår tvivl om, hvorvidt input vil blive brugt.

Selvom vi rimeligt enslydende i alle grupper har hørt møderne blive afsluttet med samme opfordring fra brugerrepræsentanterne: »Det her kan kun lade sig gøre, hvis vi fortsat har lokale administrative medarbejdere«, så har vi fået at vide, at den lokale støtte nok under alle omstændigheder bliver centraliseret.

Grunden til, at der er brug for lokale medarbejdere er, at alle de forskellige løsninger har indbefattet en særlig ’KU-måde’ at skulle gøre ting på, og det er noget, der kræver et organisatorisk kendskab og et menneske, man kan gå hen til for at få at vide, hvad man skal gøre. Måske kunne vi have lidt færre af de mennesker, hvis arbejdsgangene var mere logiske, men der skal være folk lokalt.

Det bekymrer os som videnskabeligt personale, at selv de mennesker, der er med til at udvikle reformen udtrykker tvivl om, hvorvidt det nytter noget at komme med nye forslag eller at nævne behovet for lokalt personale. Følelsen af tvivl om, hvorvidt der vil blive lyttet går igen i næsten alle brugergrupperne. Det kan blive til en form for fatalisme, som om reformen ikke kan laves om.

Model tømt for administrativ støtte

Hvad er det, konsulentbureauet har udviklet? En idé om at man kan spare 300 millioner kroner baseret på en meget tvivlsom analyse, der sammenligner administrationsudgifter mellem universiteter. Data på dette område er notorisk svære at sammenligne, særligt da det videnskabelige personales administrative tidsforbrug er næsten umuligt at tælle.

Det spareforslag er blevet omsat til en idé om at omlægge administrationen til såkaldt ‘sagsbestilling’. Det vil sige – får vi at vide ude i flere af brugergrupperne – at man som videnskabeligt personale selv skal ‘bestille’ løsning af en opgave, men så i princippet kun kan få hjælp med det, som er centralt defineret.

LÆS OGSÅ: Overblik: Sådan rammer administrationsreform

Det er ikke en god idé. Helt fundamentalt ignorerer den model, at der er masser af lokale driftsopgaver, og selvom vi så får mulighed for at ’bestille en sag’, glemmer modellen, at det er en administrativ opgave at ’bestille sager’. Taget i betragtning af, at vi hver eneste måned tager imod nye medarbejdere, er det en særdeles stor administrativ opgave at fortælle folk, hvordan man ’bestiller sager’ på KU-måden.

Færre skal klare mere

Desuden er det en administrativ opgave at samle det op, som falder mellem stole. Hvis der ikke er lokalt administrativt personale, bliver det noget, det videnskabelige personale skal gøre.

Bevidstheden om at det er en administrativ opgave at ’bestille sager’, at oplære nye medarbejdere, og at samle op på det, som ikke er defineret, bør blive et centralt pejlemærke for dimensioneringen af de lokale stabe.

Læg troen på, at den lettere verdensfjerne model kan give besparelser af sig selv til side

Medtænkes skal også, at man forestiller sig, at man kan begynde med at fyre dele af personalet, inden selve reformen er udrullet, og de tekniske løsninger er på plads. Så inden de besparende tiltag, som skulle komme ud af reformen, er indfaset, skal der allerede være færre medarbejdere, som altså både skal køre den gamle forretning videre og have kræfter til at lave det hele om.

Dertil siges oven i købet, at det ikke må gå ud over det videnskabelige personale. Det er svært at forestille sig, hvordan det skulle kunne lade sig gøre. De af os, der faktisk forsker og underviser, ved, hvor afhængige vi er af vores administrative hjælp.

Opfordring til ledelsen

Her kommer så opfordringen: Læg troen på, at den lettere verdensfjerne model kan give besparelser af sig selv til side, og lyt til jeres eget dygtige personale. De har med dedikation udarbejdet et katalog over reelle administrative forbedringer, der skærer mange unødvendige ting væk, fjerner dobbeltregistreringer, gør ting nemmere for administrationen og det videnskabelige personale og optimerer universitetets drift blandt andet ved at nedbryde unødvendige barrierer mellem fakulteter.

Alle de forslag, der er skabt ude i de enkelte grupper, viser, hvad man får ud af at sætte medarbejderne fri til at udvikle deres opgavehåndtering. Måske kan denne øvelse være det, som gav anledning til en ledelseskultur med fokus på lokal innovation og villighed til at foretage forandringer baseret på konkrete erfaringer. Dét ville være en succesfuld og effektiv administrativ reform. Hvis dette trick med at love en kæmpe reform har kunnet lufte ud i dogmerne og skabe reel forandringsvillighed – også i toppen af vores organisation – så vil det være helt fantastisk.

Men vent med at gevinstrealisere, til gevinsten er i hus. Eller sagt med andre ord: Sælg ikke skindet, før bjørnen er skudt.

Centralisering giver ikke automatiske besparelser

Skulle man i bestyrelsen have misset hvilke nylige skandaler, det brugte konsulentbureau har på samvittigheden i forhold til foreslåede besparelser, så kan vi opfordre til at læse økonomerne Mariana Mazzucato og Rosie Collingtons nye bestseller The Big Con – How the Consulting industry Weakens our Businesses, Infantilizes our Governments, and Warps our Economies.

De viser, hvordan konsulenter gang på gang har foreslået organisationsændringer, der har været ødelæggende og dyre for offentlige organisationer, men jo alligevel har hævet deres løn. De beskriver, hvordan mange spareforslag er løsrevet fra virkeligheden og blot legitimerer beslutninger, der allerede er taget. Og de argumenterer for, at organisationer ofte er bedre tjent med at lære af egne indsigter i arbejdsprocesser frem for at købe ind på råd fra eksterne konsulenter, der intet ansvar har for konsekvenserne af de beslutninger, man træffer.

LÆS OGSÅ: Er administrationsreform et fait accompli – eller har de ansatte medbestemmelse?

Derfor: Frem for at tro der er 300 millioner lige til at samle op fra jorden, så start med at fjerne administrative opgaver, og regn på, hvilken besparelse det giver i stedet for at tro, at centralisering giver besparelsen af sig selv.

En ting er sikkert: Det skaber ikke troværdighed på et universitet at henvise til en rapport af denne karakter som belæg for sine beslutninger.

En skæbnetime

Vi befinder os vitterligt i en skæbnetime for universitetets ledelse og for Københavns Universitets sjæl. Vil vi være et fysisk universitet, som vi har skrevet i strategipapirerne, hvor man rent faktisk samarbejder, og hvor man ved, der er nogen, der prøver at hjælpe i den konkrete opgaveløsning?

Kære ledelse: Brug jeres egen erfaring

Eller skal vi blive til et platformsuniversitet, hvor medarbejdere bare skal logge ind online og selv finde ud af alting? De af os, som faktisk sidder i de videnskabelige miljøer, og som har været på andre universiteter, der har prøvet at beskære den lokale administration (men sjovt nok aldrig den centrale), ja, vi kan fortælle, hvor meget den lokale administrative medarbejder betyder for det videnskabelige miljø. Og for det at være en arbejdsplads, hvor man føler et tilhørsforhold.

Ellers, kære ledelse: Brug jeres egen erfaring, og overvej om rektorat og bestyrelse selv ville nøjes med at logge ind på en platform og ingen sekretariatsbetjening have.

Det er nu, vi får at se, om folk havde ret, da de sagde, at brugergrupperne var spil for galleriet. Lad os håbe, vi får en ægte reform, der virkelig rykker, fordi den vokser ud af medarbejdernes indsigter, og lad os håbe, at vi har en ledelse, der beviser, at den lytter!

Skribenterne er: 

Michael Nebeling Petersen, lektor, Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab

Klaus Lindgaard Høyer, professor, Institut for Folkesundhedsvidenskab

Lone Schmidt, professor MSO, Institut for Folkesundhedsvidenskab

Astrid Pernille Jespersen, professor og centerleder, Center for Humanistisk Sundhedsforskning ved Saxo-Instituttet

Rikke Lund, professor og sektionsleder, Institut for Folkesundhedsvidenskab