Truslen om 2019: De ansatte skal ændre indkøbsvaner

Københavns Universitet (KU) køber ind for cirka to milliarder kroner årligt, men hvis det står til ledelsen, skal det tal være 75 millioner kroner lavere.

Universitetet skal nemlig spare 200 millioner kroner i 2019, og et af områderne, man mener, der kan spares på, er de mange vareindkøb, som er nødvendige for at drive et universitet.

De største indkøbsposter er laboratorieudstyr, bygningsmaterialer, it-udstyr og rejser.

»Vi har det seneste år haft fokus på at få mere for pengene, men kravene er skærpet yderligere på grund af regeringens besparelser. Jeg er ikke i tvivl om, at 75 millioner kroner er et realistisk mål, men det kræver en holdnings- og adfærdsændring hos de ansatte,« siger Peter Lintrup, KU’s indkøbschef.

Læs mere:

Truslen om 2019: Ingen jobgaranti fra direktøren

Glemmer rabatten

Ifølge Peter Lintrup undersøger mange ansatte ikke om der er en indkøbsaftale med rabat, inden de køber ind til eksempelvis deres afdeling eller institut. Andre gør ikke brug af indkøbsaftalerne, selv om de ved, at de eksisterer, fordi det opleves som besværligt, eller de tror, at de kan finde produkterne billigere selv.

Det betyder, at KU ikke i tilstrækkelig grad får glæde af sin position som en stor kunde på markedet.

»Alle har et forhold til indkøb, men de glemmer, at det er noget andet at købe ind til en stor organisation end at købe gulerødder i Netto. Vi har mulighed for at påvirke prisen, fordi vi køber stort ind, men der går ikke mange sekunder fra en leverandør oplever, at vi ikke bruger vores rabataftale, til de udnytter det. Du får kun rabatten, hvis du selv spørger,« siger Peter Lintrup.

Kan ikke spare overalt

Indkøbssektionen har lavet en undersøgelse af KU’s indkøbsaftaler, og hvor meget de bliver brugt. Blandt andet er der lavet en analyse af indkøb af frysere til forskningsformål.

De dyreste frysere koster 50.000 kroner inklusiv levering med en indkøbsaftale, men ude lokalt har de rask væk betalt fra 70.000 kroner og helt op til 100.000 kroner, fordi de har indkøbt uden at bruge aftalen.

»Det viser, at der er noget at hente,« siger indkøbschefen.

Peter Lintrup tilføjer, at der ikke er penge at spare overalt. Eksempelvis kræver indkøb af kemikalier til laboratoriebrug en stor faglig viden, så her er det umuligt at lave en fælles indkøbsordning.

Et område som flyrejser er også særlig komplekst, fordi prisen på rejsehjemmesider opdateres to gange dagligt. Brugerne kan også opleve at finde forskellige priser på det præcis samme flysæde.

»Det er en jungle, men vi oplever oftest, at det ikke er den samme billet, når folk har fundet den billigere selv,« siger han.

KU’s indkøbsaftale for rejser indeholder en prisgaranti, men det skal dokumenteres, så brugeren skal lave et screen dump fra rejsehjemmesiden, hvis vedkommende har fundet rejsen til en billigere pris.

Satser på bedre kommunikation

Peter Lintrup medgiver, at det også er nødvendigt at forbedre informationen om KU’s indkøbsaftaler for brugerne.

Det opleves som svært at finde på KUnet, og det kræver også en del læsning at sætte sig ind i nogle af aftalerne.

»Vi skal arbejde med de gode eksempler, og så skal vi ud og tale med folk, men ledelsen må også gå ind og stille krav og sige til de ansatte, at nu skal de gøre sådan her og bruge indkøbsordningerne,« siger Peter Lintrup.

Han tilføjer, at Indkøbssektionen arbejder på et nyt elektronisk indkøbssystem med et katalog, hvor man kan se varer og priser, inden man bestiller. Det skal pilottestes på udvalgte institutter og afdelinger til næste år.

LÆS OGSÅ: Truslen om 2019: Medarbejdere frygter flere fyringer

clba@adm.ku.dk