Science har fundet løsning på CURIS-registrering

Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet (Science) har i forbindelse med fakultetsfusionen valgt en model for sin CURIS-forvaltning, der betyder at den enkelte forsker ikke skal anvende CURIS til indberetning af sine forskningsartikler.

I stedet sender forskeren blot sine relevante artikler som PDF, links eller lignende til udpegede inddateringsansvarlige TAP’er (teknisk administrativt personale) på institutterne, og de inddaterede data valideres efterfølgende af udvalgte bibliotekarer på fakultets- eller institutbibliotekerne.

Proceduren koordineres af Forskningsdokumentation på Campus Frederiksberg Fakultetsbiblioteket, som står for den løbende vejledning af inddaterings- og valideringsansvarlige, samt opgaver som overvågning af at inddateringen foregår i god tid inden årets CURIS-deadline, og udsendelse af kvartalsvise statusrapporter til institutterne, idet institutlederne fortsat har det principielle ansvar for inddateringen.

SCIENCE har valgt denne løsning for at reducere indsatsen for forskerne, og fordi den vil reducere antallet af fejl i registreringen.

Baggrund

Septemberudgaven af Universitetsavisen har side 4-5 to helsidesartikler om KUs forskningsregistrering.

LÆS: Forskere snyder sig selv for millioner

LÆS: Professorer orker ikke at registrere egen forskning

I begge artikler er det et gennemgående tema, at KUs system til forskningsregistrering – CURIS – skulle være kompliceret og tidskrævende at bruge for forskerne, samt at forskerne ikke altid i fuldt omfang får registreret de ønskede data om deres forskning i systemet.

Kritikken fra forskerne tager afsæt i den generelle CURIS-forvaltning på KU, hvor ansvaret for inddatering af forskningsartikler i videnskabelige tidsskriftsartikler m.m. i CURIS ligger hos den enkelte forsker, mens den efterfølgende datavalidering i forskellig grad er centraliseret på enten institut- eller fakultetsniveau.

I en af artiklerne bliver professor Jens Juul Holst citeret for de følgende udsagn:

»Jeg vil ikke finde mig i at blive beskrevet som én, der ikke gider registrere publikationerne – vi er tværtimod meget bevidste om vigtigheden heraf, og vi gør vores bedste i vores forskningsgruppe. Det er CURIS, der er noget bras« og »Man skal også udfylde en masse ligegyldige detaljer, selvom det eneste der er brug for, er forfatternavn, titlen på artiklen og navnet på tidsskriftet«

Mens professor Christian Torp-Pedersen om CURIS-registreringen siger:

»Hvis jeg kunne få bevilget en sekretær, skulle jeg nok sørge for, at det blev gjort, men det har jeg fået nej til«

Problemet med CURIS

CURIS er et forholdsvis komplekst data-reservoir, som kræver veldefineret og korrekt input for at kunne løfte alle de dataudtræksformer der foretages i det; for eksempel er det en forenklet opfattelse, at det ved indberetning af en artikel er nok at indberette forfatternavn, titlen på artiklen og navnet på tidsskriftet.

Også data som udgivelsesår, forfatterens tilknytning til KU (fakultet, institut, forskergruppe), medforfattere og deres universitetstilknytning – enten til KU eller et andet universitet – artiklens status som peer reviewed eller ej, hvorvidt artiklen er publiceret i et licensbeskyttet versus et open access-tidsskrift m.m. er relevante og nødvendige informationer, hvis CURIS som datakilde skal fungere efter hensigten.

Data fra systemet nyttiggøres på mange forskellige niveauer, gående fra den nationale bibliometriske forskningsindikator – BFI – over KU centralt, til fakulteter, institutter, forskergrupper og enkeltforskere, der alle, alt efter eget behov, kan trække relevante, opdaterede data fra CURIS, enten systematisk eller når behovet opstår.

Den mest almindelige inddateringsrutine på KU tilsiger, at det er den enkelte forsker, der har ansvaret for at egen forskning til enhver tid er korrekt og dækkende inddateret i CURIS.

Valideringen (kvalitetssikringen) af at data er korrekte og dækkende ligger ofte i biblioteksregi på KU, enten på fakultets- eller institutniveau. Det er generelt Institutlederne der har ansvaret for at sikre, at kravene til CURIS-registreringen efterleves lokalt.

Forskernes irritation over CURIS skyldes sikkert – ud over den forholdsvis komplekse inddateringsgrænseflade – at kravet om de mange præcise informationer hverken er indlysende for dem, der inddaterer, eller kommer dem direkte til gode.

Dog kan det nævnes, at den automatiske opdatering af litteraturlisterne på den enkelte forskers personlige forskerprofil på instituthjemmesiderne ikke kan fungere tilfredsstillende, hvis ikke artiklernes data er korrekt inddateret i CURIS.

Håndtering af CURIS på Science

På Science revurderede vi fakultetets CURIS-forvaltning i forbindelse med fakultetsfusionerne i 2011-12, og her er der nu etableret en CURIS-forvaltning, der faktisk ikke kræver at den enkelte forsker anvender CURIS-grænsefladen overhovedet!

Ordningen er etableret netop ud fra en betragtning om, at CURIS-inddateringsgrænsefladen er forholdsvis kompleks, og meget følsom for fejlinddatering, ikke kun vedrørende stamdata, men også hvorvidt de krævede data indberettes i rette delfelter, samt sikring af at de rette data fra KUs øvrige datasystemer – her primært ScanPas – er korrekt opkoblet til den enkelte CURIS-registrering.

På Science er der nu etableret et netværk af inddateringsansvarlige TAP’er på institutterne – typisk institut- eller faggruppesekretærer.

Forskernes eneste forpligtelse er fremover alene at informere en af disse TAP’er om aktuel publiceret forskning – for eksempel i form af en mail med et link til artiklen i tidsskriftet, en PDF af teksten, eller blot en DOI -kode for artiklen.

Herefter inddateres data af personale der kender de krav CURIS-inputgrænsefladen stiller, og som derfor ikke begår så mange inddateringsfejl som en individuel slutbruger (forsker), der kun er inde i systemet en-tre gange om året, og derfor naturligvis ikke har tid til at sætte sig ind i systemets krinkelkroge.

Sciences CURIS-data valideres herefter af bibliotekarer, der har fået denne opgave, enten på institutterne eller på et af de to fakultetsbiblioteker der betjener Science, det Biovidenskabelige- og det Natur- og Sundhedsvidenskabelige.

Ordningen forvaltes overordnet af Campus Frederiksberg Fakultetsbibliotekets enhed Forskningsdokumentation, der har de følgende opgaver: at holde institut-inddateringsnetværket opdateret vedrørende krav til korrekt inddatering, at udsende kvartalsvise opfordringer til forskerne om at få indberettet nye artikler, at sende statusrapporter til institutledelserne, samt at koordinere og sætte kvalitetsstandarder for valideringen.

SCIENCE mener på denne måde at have fundet den rette balance mellem dels at imødekomme kravene til korrekt og dækkende inddatering af data i CURIS, og dels at undgå lokal frustration og tidsrøveri hos fakultetets forskere vedrørende denne administrative opgave.

Biologi-løsningen – the extended version

Biologisk Institut på Science har taget yderligere et effektiviseringsskridt vedrørende CURIS-opgaven, idet man som en konsekvens af den nye CURIS-forvaltningsordning på fakultetet har valgt at outsource også inddateringsopgaven til Forskningsdokumentation, frem for at introducere en ny rutineopgave hos instituttets TAP´er.

Det antal personer der i CURIS håndterer data fra Biologisk Institut kan således tælles på en hånd, hvad angår både inddatering og validering.

Den enkelte forsker har naturligvis fortsat pligt til at informere om sin CURIS-relevante forskningsformidling – blot sker dette som nævnt ikke via CURIS-grænsefladen, men via en simpel webformular, hvor alene forskerens navn, samt fx et link til den aktuelle artikel eller en PDF, indberettes til Forskningsdokumentation.

En sådan løsning må ud fra en rent forvaltningsmæssig betragtning anses for en win-win-situation; forskerne har intet bøvl med et kompliceret inddateringssystem, risikoen for fejlbehæftet CURIS-inddatering decimeres, når det er nogle få rutinerede folk der står for denne administrative opgave, og både KU, fakultetet, instituttet og forskeren selv er sikret maksimal credit for instituttets forskningsaktivitet.

Fordelene ved Sciences løsning

Umiddelbart vil jeg faktisk gætte på at Sciences CURIS-forvaltningsløsning er ikke blot mere registreringseffektiv, men også er mere kosteffektiv end KUs generelle løsning, hvor den enkelte forsker selv inddaterer.

Ganske vist bliver udgiften ved ikke mindst Biologi-løsningen nu meget synlig, idet Forskningsdokumentation bliver betalt for at stå for instituttets inddatering og validering. Men også den generelle SCIENCE-løsning synliggør et målbart tidsforbrug hos TAP- og bibliotekspersonale.

Men den enkelte forsker bruger givetvis mere tid på selv at inddatere sin artikel i CURIS-inddateringsgrænsefladen, end en rutineret inddateringsansvarlig bruger på den samme opgave; blot er det i dag sådan, at forskerens tidsforbrug til inddatering ikke registreres, og dermed hverken kvantificeres eller prissættes.

Skulle andre fakulteter på KU overveje at etablere en CURIS-forvaltning à la SCIENCE, er jeg sikker på, at KUBIS gerne går i dialog om etablering og drift af den nødvendige overordnede infrastruktur til sikring af denne opgave.