Ledelsens råd om e-mail er dårlig virksomhedskultur

Ledelsesteamet har barslet med en medarbejderguide med titlen Gode råd om e-mail, som fortjener et par ord med på vejen.

Retningslinjerne indeholder virkelig nogle gode råd, og den generelle opfordring til at vise omtanke er på sin plads. Blandt andet gøres opmærksom på, at en e-mail kan blive en sagsakt i en journalsag.

Desuden opfordres man til at tænke over privat brug af KU-e-mail. Dette er rimeligt, ikke mindst fordi KU som institution har en legitim interesse i ikke at blive misbrugt.

Scherfigske øvrighedspersoner

Resten af retningslinjerne bevæger sig derimod i retning af en koncernkultur, som bør være universitetet helt fremmed. Det forekommer mig, at man her ønsker at udøve medarbejderkontrol på et område, der på en højere læreanstalt skulle ligge uden for ledelsens domæne.

Teksten er generelt præget af en lettere belærende tone, der giver indtryk af manglende tillid til, at medarbejderne er i stand til at selvstændigt at vurdere virkningen af den måde, de vælger at komponere deres e-mail på.

Morsom er for eksempel formuleringen »Ubetænksom og sjusket e-mailbrug kan skabe konflikter og frustrationer«. Denne og lignende formuleringer giver mindelser om Scherfigs tekster, hvor diverse øvrighedspersoner på tilsvarende måde udmaler de alvorlige konsekvenser af ukontrolleret virksomhed.

Ude af kontrol

Pladsen tillader ikke en systematisk gennemgang, så jeg vil slå ned på råd nr. 11 – Undgå ‘plenum-mail’ – som jeg finder særlig problematisk. Det hedder:

»Undgå diskussioner med flere deltagere over lang tid, og send ikke åbne spørgsmål til flere modtagere på én gang. Den slags kommer nemt ud af kontrol og sluger de involveredes tid.«

For et første: Hvordan kan man vide, at den slugte tid ikke er vel anvendt? Det skulle en universitetsbefolkning vel nok selv være i stand til at vurdere. Hvis diskussionen engagerer mange, er det vel tværtimod sandsynligt, at der er tale om et vigtigt emne. Emner, der ligger mange medarbejdere på sinde, er faktisk per definition vigtige!

Endnu værre: Hvad menes der med »den slags kommer nemt ud af kontrol«?

Bortset fra det nedladende og generaliserende udtryk den slags, rejses spørgsmålet: hvis kontrol? Det skulle vel ikke være ledelsens? Hvad er det, der skal kontrolleres eller – med et stærkere udtryk – holdes nede?

Frygter man måske at blive eksponeret af folkeviddet, der jo undertiden kan ses mobiliseret, når der foretages uheldige eller uforståelige dispositioner?

Skulle dette være tilfældet, er det er ikke bare en ømskindet, det er faktisk også en mindre klog reaktion, fordi en kraftig og enslydende medarbejderreaktion er et livsvigtigt korrektiv i enhver organisation.

Hop over mellemlederne

Dette tema er centralt, så det vil jeg opholde mig lidt mere ved. Det er for tiden et lovbestemt vilkår, at universitetet er en hierarkisk organisation med mange niveauer. Dette kan angiveligt indebære fordele, såsom større handlekraft.

Der er imidlertid også alvorlige ulemper. En af de vigtigste er, at oplysninger om, hvad de bærende medarbejdere mener – og hvor stærkt, de mener det – typisk ikke kommunikeres direkte, men per stedfortræder (mellemledere).

Denne indirekte repræsentation må af praktiske grunde generelt være den dominerende. Men den kan erfaringsmæssigt føre til, at ledelsessøjlens højere niveauer får en utilstrækkelig – eller i værste fald direkte forkert – opfattelse af medarbejdernes holdning.

Derfor er det afgørende, at kommunikationen en gang imellem springer mellemleddene over. Et eksempel fra det almindelige samfundsliv er demonstrationer foran Christiansborg.

De er blevet mindre markante i de senere år – og er muligvis ofte uden store konsekvenser. Men de giver dog politikerne direkte besked om stemningen hos i hvert fald en del af befolkningen.

Management by walking

Plenum-mails og dermed diskussioner i brede medarbejderfora er på lignende måde et glimrende middel til at opnå ‘kommunikative kvantespring’ i cyberspace!

De udgør en lejlighed for lederne – som sekundærmodtagere (cc) på e-mails – til at ‘lytte til vandrørene’, og er et bekvemt alternativ til management by walking (det gode fænomen, at lederen en gang imellem bevæger sig lidt rundt blandt medarbejderne på afdelingen for at få et direkte indtryk af, hvordan det hele egentlig ‘føles’ derude).

Denne tankerække skulle ikke være de elementer blandt ledelsesteamet helt fremmed, der selv i sin tid har svunget bannerne.

Hvem har behov for en guide?

Ledelsesteamet vil forventeligt pege på, at – som det hedder – »flere fakulteter og institutter har efterspurgt retningslinjer fra ledelsen om, hvordan e-mail-kulturen skal være«.

Men for det første fremgår det ikke klart, på hvilket niveau dette ønske primært er blevet fremsat. Jeg tvivler ærligt talt på, at der tale om et påtrængende ønske fra medarbejderside.

For det andet behøvede man jo ikke opfylde dette ønske, hvis det strider mod vigtigere hensyn, hvilket jeg altså mener er tilfældet.

Et andet modargument vil være, at der jo kun er tale om gode råd, ikke egentlige regler. Men denne distinktion blegner i den hierarkiske organisation, som KU er blevet.

Spontan, ærlig, anarkistisk

Politivirksomhed i forhold til e-mailkultur er malplaceret på et universitet!

Spontane, ærlige, anarkistiske (og sikkert undertiden også uovervejede eller ligefrem tåbelige) medarbejderytringer er – alt taget i betragtning – til gavn for hele ‘koncernen’, og bør derfor unddrages ethvert forsøg på ledelseskontrol.

LÆS: Svar på kritikken fra prorektor Thomas Bjørnholm