KU's chefer skal lære at tale med medarbejdere

Ledelsen skal holde op med at spamme de ansatte med e-mails og tale med dem i stedet.

Det er essensen af et punkt i en plan for kommunikationen på KU, som rektoratet og dekanerne vedtog kort før nytår.

Ifølge den nye handleplan skal ledelsen supplere de mange skriftlige udmeldinger med »en højere grad af personlig og uformel ledelseskommunikation.«

Problemet med den nuværende kommunikation er, at der er for meget af den. Ledelsens budskaber skal derfor være ’tydelige’, og »der skal ikke kommunikeres om alt.« Og endelig skal studerende og medarbejdere »i højere grad have mulighed for at møde ledelsen.«

KU skal have en kernefortælling, der dog ikke har nogen ordlyd

KU’s ledelse har hentet inspiration til den nye handleplan i ’Højberg Rapporten’; en moppedreng af en udredning (76 A4-sider), som rektor Ralf Hemmingsen bestilte i 2013 for at få kastet et uhildet blik på universitetets samlede kommunikation.

Højberg Rapportens forfatter er stifter af kommunikationsbureauet Advice A/S Jesper Højberg Christensen. Hans anbefaling lyder, at KU skal formulere en ny ’kernefortælling’ om begrebet ’talent’ – et ord, der i rapporten defineres som »enhvers stræben mod sin maximale præstation i en særlig skandinavisk uformel ramme og kultur.«

Den anbefaling har KU-ledelsen taget til sig, så KU’s kernefortælling skal fremover handle om ’talent’. Det er dog på ingen måde hamret ud i metal, hvad KU helt præcis skal fortælle omverdenen:

»Der vedtages ikke en præcis ordlyd af fortællingen eller et ‘bon mot’. Der gennemføres ikke brandingkampagner. Fortællingen rummer fakulteters, institutters og administrationens egne særfortællinger. Kernefortællingen skal indlejres i den måde, vi ”gør” tingene,« står der i handleplanen.

Studerende kan ikke lide Absalon

KU’s kommunikation til de studerende skal også have en overhaling, for ifølge Højberg Christensen er studenterbefolkningen ikke tilfreds med brugervenligheden i de eksisterende systemer.

»Absalon er det officielle system, der bruges til at varetage studenterkommunikationen, men mange studerende og undervisere synes ikke, at det fungerer,« lyder det i rapporten.

Rundt om på KU har mange – også undervisere – tilsyneladende valgt at gå i en bue uden om Absalon. I stedet kommunikerer flere og flere undervisere »med studerende via Facebook og brug af Dropbox, fordi det er den måde, de studerende kan finde ud af at være med på. Det er et spørgsmål om dialog frem for envejskommunikation. Absalon har dialogiske funktionaliteter, men vi kan bare konstatere, at det ikke bliver brugt,« skriver Højberg Christensen.

Skema til alle og en app i 2014

På baggrund af rapporten har KU’s ledelse besluttet et væld af ting: Alle studerende skal have et personligt skema på KUnet, muligheden for at hente karakterudskrifter skal forbedres, og man skal i fremtiden kun logge på ét sted på KUnet for at få adgang til alle de systemer, man skal bruge, modsat i dag.

Endelig skal de studerende vejledes bedre i at videresende deres KU-mails til de adresser, de tjekker derhjemme – og så skal der i 2014 laves en KUnet-app.

Problemerne med KUnet, som Højberg Rapporten påpeger, betyder i øvrigt på ingen måde, at de studerende ikke anvender KU’s intranet i dag. Faktisk besøger den samlede studenterbefolkning KUnet i snit 28.250 gange om dagen.

Det fremgår af endnu en rapport om KU’s kommunikation, en intern statusrapport fra maj 2013.

chz@adm.ku.dk